いよいよ忘年会シーズンですね。また、職場での人事異動なども発生し、飲み会の機会が増える時期です。
幹事ともなれば、お店探しから精算まで、何かと面倒ですが、特に精算については会社内、友人内でトラブルにならないよう、スマートにこなしたいものです。今日はスマートな幹事になるために、おさえておきたい心得をお伝えします。
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会の性質によって、ルール設定をしておく！
一言に忘年会といっても、上長を交えた組織の忘年会なのか、親しい仲間内の忘年会、職場だけど部署を越えてプロジェクト単位の忘年会と様々だと思います。
そこでありがちなのが、会費の負担方法で当日バタバタするケースですよね。例えば上司混みの会社忘年会だと、上司の方が少し多めに負担してくださったり、親しい仲間内では、アルコールが飲めるか飲めないかで負担金額を調整したいケースがあったり、ケースバイケースで必ずしも均等割りができない場合などあるかと思います。
そんな時には、あらかじめルール設定をしておきましょう。いくつかのルールを紹介するので参考にしてみてください。
＊以下の例は、5000円を会費と想定した場合の一例です。
ただし、このルールはキチンとあらかじめメンバーに周知＆合意を取っておき、特に多めに負担いただく方には、負担してもらう旨を依頼し、納得いただいておきましょう！
特別ルール一切なし！ニコニコ明朗会計コースを選択する。
負担金額がまちまちだとやはり計算や精算時の管理が煩雑になってきてしまいます。そんな時には明朗会計コースを利用しましょう。
最近では飲み放題付きのコースが充実していますし、あらかじめ均一料金であれば幹事も楽です。特別ルールも一切なし、どんなメンバーも均一負担にしておけば、すっきりです。
人数がある程度まとまれば、ネット上には、コースメニューがなくても、お店に交渉すると、希望にあわせてコース化してくれるお店もありますよ！
キャンセルポリシーを設定する！
当日のキャンセルはできるだけ避けたいものですが、仕事の都合や、急な私用でキャンセルは発生してしまうもの。そんなときに備えて、あらかじめキャンセルルールを設定しましょう。
基本は、予約したお店のキャンセルポリシーを確認し、それに準じるのが妥当です。お店によってはご好意で当日キャンセルの場合でもキャンセル料を徴収しない場合もありますが、やはりここはマナーとして、少なくても当日キャンセルの場合には、予約人数分をしっかりお支払いしたいところです。当日キャンセルの場合には、会費100％徴収など、しっかりキャンセルポリシーを設定しておきましょう。
会費の徴収は事前徴収、もしくは事後精算としその場で集金しない！
飲み会の会費を会のお開きのタイミングでしようとしても、全員がいなかったり、全員から徴収したはずが、会計があわなかったりとなりがちです。こんな自体を避けるために、会費の徴収は必ず事前にするか、あらかじめ幹事がまとめて支払い、後精算としましょう。
スムーズな精算にするためには、事前も事後も徴収期限をしっかり決めておくことが大切です。
おつりが出ない徴収方法を利用する！
会費が100円単位で設定されている場合や、切りの良い金額でも大きなお札しかないなど、徴収時にはおつりが発生しがちです。幹事たるもの、おつりも潤沢に準備！といいたいところですが、できれば、小銭は増やしたくないですし、可能なら、現金のやり取りはできるだけ避けたいのが正直なところですよね。そんなときに使える方法を紹介します。
会計明細はしっかり開示！
明朗会計だったとしても、当日のキャンセル状況や追加費用の発生有無など、幹事は会計報告を行いましょう。
集金した金額の明細と、支出した金額の明細をしっかり並べ、プラスマイナスゼロなのか、万が一、あまったお金があった場合にはその金額と対応方法をお知らせしましょう。
余剰金はどうする？
本来の会費が、100円単位になってしまう場合など金額を丸めるために多めに徴収したり、計画外の収入があった場合、余剰金が発生するケースがあります。その場合にもどう取り扱うかをしっかりお知らせします。
送別品など、飲み会会費以外に費用が発生する場合には？
飲み会のきっかけは、忘年会だけでなく人事異動などの場合、送別品を贈ったりするケースがあります、この場合には、あらかじめ飲み会経費とは別に、有志を募る旨と参加する場合の、1口あたりの金額を設定し、周知しましょう。
例えば、1口500円と設定し、希望する人は複数口数、参加できるなどしておくとよいでしょう。購入する品についても、有志の方の意見を取りまとめると同時に、贈られる本人の希望もそれとなくヒアリングしておきましょう。
まとめ
①あらかじめ会費負担ルール、キャンセルポリシーを設定しておく。
②会費の徴収は、事前か事後とし、当日は行わない。
③会費の徴収期限をしっかりと設定する。
④おつりが出ない徴収方法を活用する。
⑤会費以外に費用発生した場合も含め、会計報告はしっかり行う。
この5点をおさえて、みんなから一目おかれる幹事を目指しましょう！
